VP PubliPost Serienbriefe in Visual Planning

Was ist "VP PubliPost"?

VP PubliPost ermöglicht es, aus VISUAL PLANNING heraus mit den in einem Vorgang verknüpften Daten (z.B. Mitarbeiter, Kunde, Anschrift) einen Serienbrief in Word und/oder ein PDF-Dokument zu erstellen. Auf diese Weise können z.B. Rechnungen, Montageeinsätze, Lieferscheine etc. erstellt werden. Zudem ist es möglich, dieses Dokument an einen Vorgang anzuhängen oder in einen vordefiniertem Dateiordner zu speichern.

Vorbemerkung Voraussetzung für den Einsatz von VP PubliPost ist VISUAL PLANNING 5.1 ENTERPRISE ab Build 130215. Für die Konfiguration von VP PubliPost im VISUAL PLANNING ist es notwendig, dass der User für die entsprechende Planung als Administrator eingetragen ist.

Vorgehensweise

Eine Word-Vorlage erstellen Erstellen Sie in Word eine leere Vorlage und speichern Sie diese als [Dateiname].dot oder [Dateiname].dotx in einem Pfad, auf den auch VISUAL PLANNING zugreifen kann. Es ist noch nicht notwendig, bereits Inhalte vorzugeben.

Konfiguration VP PubliPost

Starten Sie Ihre Planung. Unter Einstellungen das Modul VPPubliPost starten.

Mit einem Rechtsklick auf VPPubliPost Vorlagen eine neue Vorlage erstellen. Der neuen Vorlage einen Namen geben. Bei Word Datei Seriendruck-Vorlage die entsprechende Word-Datei auswählen.

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten: Das Ergebnis an der Rubrik Anhängen: Hier kann eine Rubrik vom Typ Anhänge ausgewählt werden, sei es bei einer Dimension oder in Form eines Formulars beim Vorgang. Alle entsprechenden Rubriken werden aufgelistet.

Vorgangsfilter: Wenn das Seriendruckdokument nur bestimmten Vorgängen zur Verfügung stehen soll. *Single destination file: Falls für mehrere Vorgänge gleichzeitig der Serienbrief erstellt werden soll, dann werden alle Dokumente in einer Datei zusammengefasst.

Speicherverzeichnis: Pfad an dem das Ausgabedokument abgelegt wird.

Attribute die den Pfad definieren: Mit dieser Option kann eine Info aus dem Vorgang (z.B. Auftragsnummer) in den Dateipfad geschrieben werden.

Speichern als PDF: Bietet die Möglichkeit, das Worddokument zusätzlich als im PDF-Format abzuspeichern.

Serienbrief erstellen

Um die Serienfelder (bestehend u.a. aus den Rubriken der Dimensionen) in das Vorlagedokument einzufügen, wird in dem Konfigurationsfenster auf das blaue Dreieck hinter dem Dateinamen geklickt.

Es öffnet sich Word und unter dem Menüpunkt Sendungen (MS Office 2007) ist die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen aktiv.

Das fertige Dokument kann so aussehen

Das geänderte Dokument unter dem vorgegebenen Pfad speichern. In VP erscheint ein eine Frage, die mit dem Ja zu bestätigen ist.

Dokument aus VP erstellen

Wenn die Serienbriefvorlage fertig erstellt und abgespeichert wurde, dann steht bei einem Rechtsklick auf einem Vorgang der neue Eintrag Seriendruck zur Verfügung.

Er erscheint die Frage, ob das generierte Dokument geöffnet werden soll. Dies ggf. mit Ja bestätigen.

Anschließend wird das fertige Word-Dokument und ggf. auch das PDF-Dokument geöffnet.